Politika varstva osebnih podatkov

UVODNE INFORMACIJE

V podjetju Inhouse, Prekmurske čete 77, 9232 Črenšovci se zavedamo pomembnosti in odgovornosti glede ravnanja z osebnimi podatki, zato v tej Politiki varstva osebnih podatkov (v nadaljevanju: Politika) podajamo vse relevantne informacije v zvezi z zbiranjem in obdelavo osebnih podatkov ter namene za katere jih zbiramo. V nadaljevanju Politike najdete opredeljene tudi vse pravne podlage za posamezne namene zbiranja. Poleg tega Politika vsebuje tudi informacije o varovanju osebnih podatkov, tretje osebe s katerimi delimo vaše podatke ter pravice, ki jih imate na voljo z zvezi z varovanjem osebnih podatkov.

V podjetju Inhouse z vašimi osebnimi podatki ravnamo skladno z vsakokratno veljavno zakonodajo s področja varstva osebnih podatkov.

 

ZA KOGA SE UPORABLJA TA POLITIKA?

Ta politika velja za:

  • vse uporabnike naše spletne strani www.inhouse.si (v nadaljevanju: spletna stran),
  • prejemnike splošne in prilagojene tržne komunikacije,
  • sodelujoče v nagradnih igrah,
  •  potencialne kupce in kupce naših izdelkov,
  • udeležence dogodkov, ki jih organizira Inhouse,
  • pogodbene partnerje, ki izvajajo monterska in servisna dela v skladu s pogodbo.

 

KDO UPRAVLJA Z VAŠIMI OSEBNIMI PODATKI?

Ta politika se uporablja za vse osebne podatke, ki jih o vas zbira in hrani Inhouse, Prekmurske čete 77, 9232 Črenšovci (v nadaljevanju: »Inhouse«, »upravljavec«).

Inhouse je kot upravljavec osebnih podatkov odgovoren za zakonito in transparentno obdelavo in hrambo vaših osebnih podatkov. Inhouse se zavezuje, da bo z zbranimi podatki ravnal na način, da bo zagotavljal njihovo maksimalno varstvo. V primeru, da imate v zvezi z uporabo te Politike kakršnokoli vprašanje, se obrnite na nas preko kontaktnega e-poštnega naslova: gdpr@veto.si

 

OPREDELITEV OSNOVNIH POJMOV

Tukaj najdete opredelitev osnovnih pojmov, ki so uporabljeni v Politiki.

Osebni podatki pomenijo katerokoli informacijo, na podlagi katere je mogoče posameznika določiti (sem spadajo npr. ime, priimek, e-naslov, telefonska številka ipd.). Upravljavec pomeni pravno osebo, ki določa namene in sredstva obdelave vaših osebnih podatkov. Obdelovalec pomeni pravno ali fizično osebo, ki obdeluje osebne podatke v imenu upravljavca. Obdelava pomeni zbiranje, hrambo, dostop in vse druge oblike uporabe osebnih podatkov. EGP pomeni Evropski gospodarski prostor, ki označuje vse države članice Evropske unije, Islandijo, Norveško in Liechtenstein.

 

ALI JE POSREDOVANJE MOJIH PODATKOV OBVEZNO?

Posredovanje osebnih podatkov je prostovoljno in praviloma temelji na podanem soglasju, razen kadar obdelavo osebnih podatkov zahteva zakon.

V primeru, da se odločite, da določenih osebnih podatkov ne želite deliti z nami, obstaja možnost, da vam določenih storitev ne bomo mogli omogočiti (npr. ne moremo skleniti pogodbe, če od vas ne pridobimo identifikacijskih osebnih podatkov).

Poleg pridobivanja podatkov na podlagi vašega soglasja in na zakonski podlagi, vaše podatke pridobimo tudi iz javno dostopnih podatkovnih baz (npr. Ajpes).

Vaše osebne podatke pridobivamo tudi na podlagi uporabe piškotkov na naši spletni strani. O namenih in uporabi le teh si lahko več preberete v nadaljevanju Politike.

 

KATERE PODATKE ZBIRAMO IN OBDELUJEMO?

Upravljavec skladno z nameni opredeljenimi v nadaljevanju Politike zbira naslednje vrste osebnih podatkov:

  • Identifikacijski podatki (ime, priimek)
  • Kontaktni podatki (telefonska številka, naslov, e-mail)
  • Podatki o komunikaciji (datum, ura in vsebina komunikacije)
  • Podatki o udeležbah na dogodkih (kdaj in katerega dogodka, ki ga je organiziral upravljavec ste se udeležili)
  • Podatki o kanalih preko katerih stopate z nami v stik (sejem, spletna stran, oglasna kampanija)
  • Podatki o uporabi naših storitev in produktov (čas nakupa/uporabe, datumi pregledov in servisov, garancije, vrsta vgrajenega ogrevalnega ali drugega sistema, serijska številka sistema, podatke o serviserju in monterju, ki opravljata storitev pri kupcu)
  • Podatki o uporabi spletnih strani (datum in ura obiska, katera stran je bila obiskana, čas uporabe spletne strani, vsebine, ki ste si jih ogledali, kaj ste kliknili)
  • Informacije o vašem računalniku (IP naslov, vrsta naprave, vrsta brskalnika)
  • Podatki iz javno dostopnih evidenc (npr. Ajpes)
  • Podatki za izvedbo novoletnih in drugih obdarovanj

Inhouse kot upravljavec skrbno varuje vaše podatke, zato zbiramo le tiste podatke, ki so ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je nujno potrebno za namene opredeljene v nadaljevanju politike.

 

NA KATERI PRAVNI PODLAGI OBDELUJEMO VAŠE PODATKE?

Vaše podatke obdelujemo, kadar imamo za to podano ustrezno pravno podlago. Skladno z zakonodajo, ki ureja varstvo osebnih podatkov lahko obdelujemo vaše osebne podatke na naslednjih pravnih podlagah:

  • Obdelava na podlagi pogodbe. Vaše podatke obdelujemo, kadar je to potrebno za sklenitev, izvedbo in izpolnitev pogodbe.
  • Obdelava na podlagi zakona. Vaše podatke obdelujemo, kadar je to nujno potrebno za izpolnitev obveznosti, ki nam jih določajo zakonski predpisi.
  • Obdelava na podlagi zakonitega interesa. Vaše podatke obdelujemo, kar imamo zakonit interes, ki prevlada nad vašim interesom.
  • Obdelava na podlagi soglasja. Vaše podatke obdelujemo, kadar ste podali soglasje za posamezen namen obdelave. V primeru takšne obdelave imate kadarkoli možnost to soglasje preklicati. V kolikor želite vaše že podano soglasje preklicati, dam to lahko sporočite na epoštni naslov zapisan na začetku te Politike.

 

ZA KATERE NAMENE UPORABLJAMO PODATKE?

Osebne podatke uporabljamo zgolj za v naprej določene, izrecne in zakonite namene. Inhouse se zavezuje se, da vaših osebnih podatkov ne bo obdeloval na načine, ki niso združljivi z nameni,
opredeljenimi v tej Politiki. Nameni za katere lahko uporabljamo vaše osebne podatke so opredeljeni na spodnjem seznamu. Upravljavec lahko vaše osebne podatke istočasno uporablja za enega ali več opredeljenih namenov.

Seznam namenov obdelave osebnih podatkov:

  • Komuniciranje z vami glede zagotavljanja naših storitev ter odgovarjanja na vaša povpraševanja. Sem spadajo predvsem obvestila o ponudbah, odgovarjanja na vaša povpraševanja (preko kateregakoli komunikacijskega kanala), izpolnjevanje anket o zadovoljstvu. Te podatke zbiramo in obdelujemo na podlagi zakonitega interesa, da potencialnim kupcem ali strankam lahko zagotovimo najboljše in kvalitetno informiranje ter komunikacijo.
  • Sklenitev pogodbe in izpolnitev obveznosti, ki izhajajo iz sklenjene pogodbe. Te podatke zbiramo in obdelujemo na podlagi pogodbenega odnosa.
  • Za namene tržne komunikacije
    • SMS/MMS sporočila. Te podatke zbiramo in obdelujemo na podlagi vašega podanega soglasja. Za obstoječe kupce je pošiljanje SMS/MMS sporočil vezano na podlagi zakona.
    • E-novice. Te podatke zbiramo in obdelujemo na podlagi vašega soglasja. Izjema so osebe tj. kupci, ki so pri nas že opravili nakup naših izdelkov in storitev. Našim kupcem e-novice pošiljamo na podlagi zakona.
    • Navadna pošta. Te podatke zbiramo in obdelujemo na podlagi danega soglasja. – Za namene prilagojene in individualizirane tržne komunikacije. Te podatke zbiramo in obdelujemo na podlagi vašega soglasja.
  • Izvedba nagradnih iger. Te podatke zbiramo na podlagi vašega soglasja.
  • Statistične analize spletnih strani. Te podatke zbiramo in obdelujemo na podlagi zakonitega interesa, da vam zagotavljamo kvalitetno uporabniško izkušnjo uporabe spletne strani in skrbimo za redno izboljševanje in posodabljanje.
  • Posredovanje osebnih podatkov tretjim osebam. Te podatke bomo posredovali le tretjim osebam opredeljenim v tej Politiki. Vaše podatke bomo posredovali le, na podlagi pogodbe, kadar je to nujno potrebno za zagotavljanje varnega in zakonitega poslovanja in izpolnitev pogodbenih obveznosti. Izjemo predstavljajo pogodbeni partnerji, ki jih uporabljamo za namene remarketinga; te podatke bomo posredovali izključno na podlagi vašega soglasja.
  • Za potrebe pravnih zahtevkov in reševanje sporov. Te podatke zbiramo in obdelujemo na podlagi zakona.
  • Za organizacijo in izvedbo dogodkov, ki jih organizira ali na njih sodeluje upravljavec. Te podatke pridobivamo, obdelujemo in hranimo na podlagi vašega soglasja.

 

KOLIKO ČASA HRANIMO VAŠE PODATKE?

Vaše osebne podatke hranimo le toliko časa, kolikor je absolutno nujno potrebno, za izpolnitev namenov, za katere so zbrani.

Osebne podatke, ki smo jih pridobili na podlagi vašega soglasja hranimo do preklica oziroma do izpolnitve namena, za katerega so bili zbrani.

Podatke, ki jih zbiramo in obdelujemo z namenom sklenitve in izpolnitve določene pogodbe bomo hranili ves čas trajanja pogodbe in še 5 let po izpolnitvi le te.

V primerih, kjer rok hrambe določa zakonodaja bomo vaše podatke hranili skladno z zakonsko določenimi roki. (npr. Zakonsko določen rok za hrambo računov je 10 let od izdaje računa).

Po poteku roka hrambe osebne podatke trajno izbrišemo oziroma anonimiziramo, tako da njihova rekonstrukcija ni več mogoča.

Roke hrambe glede na posamezen namen si lahko pogledate na tabeli:

 

KOMU POSREDUJEMO VAŠE OSEBNE PODATKE?

Vaše osebne podatke lahko, za doseganje namenov, za katere so bili zbrani posredujemo določenim tretjim osebam, ki so opredeljene spodaj. Vsaka tretja oseba, s katero delimo osebne podatke, sme te obdelovati le za tiste namene, za katere so zbrani.

Vaše osebne podatke posredujemo:

  1. Partnerskim podjetjem v okviru Veto Group. Znotraj te skupine poleg Inhousa sodelujejo
    naslednja partnerska podjetja: Veto d.o.o., Eltron d.o.o., Vodoterm Radomlje d.o.o.,
    Megaterm d.o.o., Slada d.o.o., 5 Fiver d.o.o., in Meža proizvodno in trgovsko podjetje d.o.o..
    Zaradi poslovnega sodelovanja in delovanja znotraj Veto Group prihaja do izmenjave osebnih
    podatkov, zato imajo poleg Inhousa vsa zgoraj opredeljena partnerska podjetja funkcijo
    upravljavca. Podjetja znotraj Veto Group imajo za zbiranje in obdelavo osebnih podatkov
    sklenjeno ustrezno pogodbo o skupnem upravljanju. Njen povzetek lahko dobite www.veto.si.
  2. Poslovnim partnerjem, ki nam pomagajo zagotavljati določene storitve. Inhouse za kvalitetno
    zagotavljanje kvalitetnih storitev sodeluje s pogodbenimi partnerji, ki opravljajo predvsem
    naslednje storitve: servisiranje in montiranje Inhouse izdelkov. Ti poslovni partnerji so monterji
    in serviserji.
  3. Zunanjim pogodbenim obdelovalcem, ki skrbijo za potrebe Inhouse. To so predvsem
    računovodski servisi, odvetniške pisarne, ponudniki vzdrževanja in servisiranja programske
    opreme, ponudnik vzdrževanja informacijskih sistemov, ponudnik spletne strani, marketinške
    in oglaševalske agencije.
  4. Kadar tako zahteva zakonodaja. To je predvsem v primeru davčnih, inšpekcijskih in drugih
    postopkih.

 

PIŠKOTKI… KAJ SO IN ZAKAJ SE UPORABLJAJO?

Piškotki so datoteke, ki se shranijo na vaš računalnik ali drugo napravo in omogočajo boljšo uporabniško izkušnjo. Gre za informacije, ki se ob posameznem obisku shranijo in se ob naslednjem –
ponovljenem obisku uporabijo za prepoznavanje uporabniških nastavitev, preferenc ali drugih uporabniških navad na spletnem mestu. Piškotki niso vezani neposredno na individualno osebo ampak na napravo, ki je bila uporabljena pri dostopu na spletno stran.

Uporabnik lahko samostojno odloča o uporabi piškotkov. Upravljavec mora za uporabo piškotkov pridobiti soglasje uporabnika. V kolikor se uporabnik odloči, da soglasja za uporabo piškotkov ne bo podal, upravljavec v določenih situacijah ne bo mogel zagotavljati kvalitetne uporabniške izkušnje.

Inhouse uporablja naslednje piškotke:

  • NUJNI PIŠKOTKI. Ti piškotki so avtomatično dovoljeni, ker brez teh piškotkov spletna stran ne
    more delovati. Ključni so za navigacijo po spletnih straneh in zagotavljajo, da osnovni procesi
    spletne strani delujejo.
  • PIŠKOTKI ZA ANALITIKO. Te piškotke potrebujemo, da spremljamo dogajanje obiskovalcev.
    Taki piškotki zbirajo anonimizirane podatke, ki gredo v analizo skupaj s podatki drugih
    obiskovalcev in služijo ugotavljanju kako se spletna stran uporablja.
  • PIŠKOTKI DRUŽABNIH MEDIJEV. Ti piškotki vam omogočajo povezavo z družbenimi mediji, s
    katerimi javnost seznanjate s svojimi aktivnostmi na spletu.
  • YOU TUBE PIŠKOTKI. S temi piškotki you tube pridobi informacije o uporabnikovem brskanju
    po Youtube.
  • MARKETINŠKI PIŠKOTKI. Ti piškotki nam povejo, če je obiskovalec kliknil spletno reklamo, če je
    videl oglasno sporočilo in kdaj ga je nazadnje videl.

Podrobnejše informacije v zvezi s piškotki so dostopne na:https://www.veto.si/VETO,,posebne,cookies

 

NA KAKŠEN NAČIN VARUJEMO OSEBNE PODATKE?

Za zavarovanje vaših osebnih podatkov smo pri Inhouse sprejeli ustrezne tehnične in organizacijske
ukrepe, kamor spadajo zlasti:

  • redno in učinkovito posodabljanje programske in računalniške opreme, kjer shranjujemo vaše osebne podatke,
  • varovanje dostopov do osebnih podatkov,
  • izdelave varnostnih kopij,
  • izobraženost zaposlenih, ki pri delu obdelujejo osebne podatke,
  • informirano in skrbno delovanje pri izbiri obdelovalcev vaših osebnih podatkov,
  • vršenje nadzora nad zaposlenimi in drugimi obdelovalci vaših osebnih podatkov, vključno z izvedbo revizij,
  • nadzor in ustrezno ukrepanje ob morebitnih varnostnih incidentih, s katerimi preprečujemo ali
    zamejimo nastanek škode za osebne podatke.

Pri Inhouse varujemo vaše osebne podatke pred nezakonito ali nepooblaščeno obdelavo in/ali dostopom ter pred nenamerno izgubo, uničenjem ali poškodbo. Vse ukrepe izvajamo upoštevajoč naše tehnološke zmožnosti (vključno s stroški izvajanja določenih ukrepov) in presojo vplivov na vašo zasebnost.

Inhouse bo v primeru ugotovitve kršitve varstva osebnih podatkov, o vsaki takšni kršitvi, brez odlašanja, obvestil pristojni nadzorni organ. Pristojni nadzorni organ v Republiki Sloveniji predstavlja informacijski pooblaščenec.

V primeru sume storitve kaznivega dejanja, bo Inhouse kršitve prijavil tudi pri policiji in pristojnem državnem tožilstvu.

V primeru, da pride do kršitve varstva podatkov, ki lahko povzroči veliko tveganje za pravice in svoboščine posameznikov, pa vas bo Inhouse o takšnem dogodku nemudoma obvestil.

 

KATERE PRAVICE IMATE NA VOLJO?

Glede obdelave osebnih podatkov imate skladno z veljavno zakonodajo na voljo naslednje pravice:

  • Dostop do osebnih podatkov: od Inhouse lahko zahtevate informacijo o tem ali obdeluje osebne podatke o vas, in v primeru, da jih, lahko zahtevate dostop do osebnih podatkov in informacije o obdelavi (katere podatke obdelujemo in od kod ti podatki izvirajo).
  • Popravek osebnih podatkov: od Inhouse lahko zahtevate, da popravi oz. dopolni nepopolne oz. netočne podatke, ki jih obdelujemo o vas.
  • Omejitev obdelave osebnih podatkov: od Inhouse lahko zahtevate omejitev obdelave svojih osebnih podatkov (kadar npr. poteka preverba točnosti oz. popolnosti vaših osebnih podatkov).
  • Izbris osebnih podatkov: od Inhouse lahko zahtevate, da vaše osebne podatke izbrišemo (izbrisati ne moremo tistih osebnih podatkov, ki jih vodimo zaradi zakonskih zahtev ali na podlagi pogodbenega odnosa).
  • Izpis osebnih podatkov: od Inhouse lahko zahtevate, da vam vaše osebne podatke, ki ste nam jih posredovali, posredujemo v strukturirani, splošno uporabljani in strojno berljivi obliki.
  • Preklic privolitve: kadarkoli imate pravico preklicati privolitev glede uporabe vaših osebnih podatkov, ki jih zbiramo in obdelujemo na podlagi privolitve. Privolitev je mogoče preklicati na katerikoli način opredeljen v tej Politiki. Preklic privolitve nima nikakršnih negativnih posledic, vendar pa je možno, da vam Inhouse, zaradi preklica določenih storitev ne bo več mogel  uagotavljati.
  • Ugovor obdelavi osebnih podatkov: pravico imate ugovarjati k obdelavi vaših osebnih podatkov, kadar gre za obdelavo za namene neposrednega trženja oz. za posredovanje vaših osebnih podatkov tretjim osebam za namene neposrednega trženja. Prav tako lahko ugovarjate obdelavi, kadar vaše podatke uporabljamo za namene neposrednega trženja z uporabo prilagojenih oz. individualnih ponudb (˝profiliranje˝). Ugovor lahko podate na katerikoli način opredeljen v tej Politiki.
  • Pravica do prenosljivosti podatkov: pravico imate zahtevati izpis osebnih podatkov, ki ste nam jih posredovali. Podatke vam bomo posredovali v strukturirani, splošno uporabljani in strojno berljivi obliki. Te podatke ste upravičeni posredovati drugemu upravljavcu po vaši izbiri. Kadar je to tehnično izvedljivo, lahko zahtevate, da se vaše osebne podatke neposredno prenese k drugemu upravljavcu.

Vse pravice lahko izvajate tako, da nas kontaktirate preko kateregakoli kanala, ki je opredeljen v tej Politiki v poglavju »KONTAKTIRAJTE NAS«. Prav tako so vam ti kontakti na voljo, v primeru, da potrebujete glede vaših pravic kakršnekoli dodatne informacije. Imate pravico do vložitve pritožbe zoper nas pri informacijskem pooblaščencu, ki je pristojen nadzorni organ za varstvo osebnih podatkov. Pri Inhouse skrbimo za ažurnost in celovitost osebnih podatkov, ki jih obdelujemo. Prosimo vas, da nam vsakršno spremembo vaših osebnih podatkov čimprej sporočite na gdpr@veto.si. V najkrajšem možnem času bomo poskrbeli za popravo oz. dopolnitev vaših osebnih podatkov. Inhouse si pridržuje pravico, da v primeru uveljavljanja katerekoli pravice iz tega poglavja, od vas zahteva določene osebne podatke (kot npr. ime, priimek, e-naslov), za namene identifikacije posameznika.

 

KONTAKTIRAJTE NAS!

Če želite uveljavljati svoje pravice ali imate glede Politike varstva osebnih podatkov kakršnokoli vprašanje nam ga lahko posredujete na: gdpr@veto.si

 

SPREMEMBE POLITIKE

Inhouse lahko kadarkoli spremeni to Politiko. V primeru sprememb vas bomo o tem predhodno obvestili. Najnovejša različica te Politike bo vedno objavljena na spletni strani www.inhouse.si. Šteje se, da se strinjate z novo različico Politike, če po spremembi politike nadaljujete z uporabo naše spletne strani ali drugih storitev, ki so predmet te Politike.